Dengan email, kau sanggup memakai fitur auto reply disaat menghabiskan waktu untuk berlibur. Jika diaktifkan, maka ketika ada email yang masuk dari klien atau kolega, maka akan secara otomatis mendapat jawaban yang menjelaskan bahwa kau sedang tidak bekerja dan ada yang menginformasikan mengenai siapa yang tengah menggantikan kiprah kamu.
Namun sayang, fitur ini acap kali dimanfaatkan oleh para pelaku kriminal siber untuk melancarkan agresi serangan phishing. Mereka akan mengirimkan email spam ke database potensial milik korban. Lambat laun database itu akan menjadi kurang mempunyai kegunaan oleh alasannya separuhnya sudah tidak lagi digunakan.
Tapi disaat ada orang yang memberi jawaban melalui alamat email tersebut, maka spammer akan mengetahui bahwa email tersebut masih aktif. Kemudian berdasarkan Kaspersky Lab., mereka akan mengirimkan pesan spam dalam jumlah yang banyak.
Sementara itu, dengan fitur auto-reply, seorang pelaku kriminal sanggup juga memperoleh isu yang berasal dari si pengirim, contohnya nama, jabatan, atau bahkan kontak telepon.
Hingga akhirnya, seluruh isu yang didapatkan oleh mereka akan dipakai untuk menyerang. Begitulah para pelaku kriminal siber dalam melaksanakan serangan spear phishing.
Tindakan Apa Yang Harus Dilakukan Untuk Mencegahnya?
Hal pertama yang sanggup dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam mencegah problem yang muncul akhir fitur auto reply ialah dengan memilih siapa saja pegawai yang benar-benar membutuhkan fitur tersebut.
Apabila terdapat seorang pegawai yang hanya bertanggung jawab terhadap beberapa klien, maka sebaiknya cara memberikan informasinya kepada para klien cukup melalui telepon saja.
Sedangkan bagi pegawai yang mempunyai kiprah yang digantikan oleh orang lain sebagai rekannya, maka sebaiknya perusahaan sanggup pribadi mengambil tindakan dengan mengalihkan email masuk ke karyawan yang sedang berlibur atau mengambil cuti ke karyawan yang berperan sebagai penggantinya.
Baca juga: Cara Praktis Mengatasi Microsoft Office Word Yang Lambat
Bagi pegawai tertentu, ia sanggup menciptakan dua jenis jawaban untuk fitur auto reply, yaitu terkait jawaban untuk internal dan eksternal perusahaan. Pada email auto reply yang ditujukan untuk rekanan perusahaan, ia sanggup memberikan isu yang cukup detail.
Akan tetapi, pada pesan jawaban yang ditujukan untuk klien dari luar, sebaiknya memberi isu secukupnya saja.
Jangan sekali-kali memperlihatkan rincian isu pada fitur auto reply yang berkenaan dengan nama segmen produk pelanggan, kontak telepon kolega, isu mengenai daerah karyawan berlibur, atau isu detail lainnya. Sumber http://www.fajrinfo.com