Pengadministrasian Barang Inventaris
Pelaksanaan acara pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan Barang Non Inventaris, Daftar Laporan Triwulan, Mutasi Barang Inventaris, Daftar Rekap Barang Inventaris.
- Buku Induk Barang Inventaris yaitu buku daerah mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah berdasarkan urutan tanggal penerimaannya.
- Buku Golongan Barang Inventaris yaitu buku pembantu daerah mencatat barang inventaris berdasarkan golongan barang yang telah ditentukan.
- Buku Catatan Non Inventaris yaitu buku daerah mencatat semua barang habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.
- Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris yaitu daftar daerah mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris sebagai jawaban mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun berdasarkan jenis barang pada masing-masing golongan inventaris.
- Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris berdasarkan golongan barangnya.
- Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar yang memperlihatkan jumlah barang inventaris berdasarkan keadaan pada tanggal 1 April tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 April tahun anggaran berikutnya.
Untuk Daftar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasinya, sekolah wajib menciptakan dan mengisinya dalam rangkap 2 (dua) untuk disampaikan 1 set (asli) kepada unit kerja yang membawahinya dan 1 set (tembusan) untuk arsip sendiri. Selanjutnya, contoh-contoh format dari buku atau daftar yang disebutkan pada butir 1 s/d 6 di atas sanggup dilihat pada Permen 20 tahun 2007.
Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris
Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah semoga terdapat cara yang cukup gampang dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut maka bentuk lambang, sandi atau instruksi yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam mendapat kembali barang yang diinginkan.
Sandi atau instruksi yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang yaitu berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun berdasarkan pola tertentu, semoga gampang diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus dipergunakan untuk daerah mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu pula, penyusunan angka nomor instruksi ini diusahakan semoga memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang secara eksklusif menangani pencatatan barang.
Untuk barang pada umumnya, nomor instruksi itu terdiri dari 7 (tujuh) buah angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik. Angka pertama dari susunan tiga di depan yaitu untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka berikutnya yakni yang berada sebelum tanda titik, merupakan sandi pokok untuk kelompok barang berdasarkan ketentuan di dalam masing-masing formulir. Sebagai contoh secara berturut-turut disebutkan sebagai berikut:
110.0300 Tanah lapangan olah raga
110.0400 Tanah untuk jalan dan daerah parkir
110.0500 Tanah Pertanian
110.0600 Tanah Peternakan
110.0700 Tanah Perkebunan
110.0800 Tanah Kehutanan
110.0900 …………………
110.9900 Tanda untuk keperluan lain yang tersebut di atas.
Sebagaimana terlihat pada contoh-contoh sandi barang tak bergerak tersebut di atas, sandi atau instruksi barang inventaris Departemen Pendidikan Nasional seutuhnya terdiri dari angka bilangan 1 hingga 99 (numerik). Baik untuk barang tak bergerak maupun barang bergerak pada umumnya dipergunakan nomor instruksi yang terbentuk dari tujuh buah angka bilangan menyerupai itu.
Ini berarti bahwa tiap kelompok dan sub kelompok menyediakan angka 1 hingga dengan 99 sehingga masing-masing sanggup menyediakan 99 wadah untuk menampung spesifikasi yang dipergunakan oleh kelompok atau sub kelompok yang bersangkutan. Begitu pula halnya dengan instruksi barang, nomor ini menyediakan pula wadah untuk spesifikasi jenis barang sebanyak 99 tempat. Sebagai contoh cara penggunaan angka-angka untuk nomor instruksi barang bergerak sanggup dikemukakan sebagai berikut:
200.000 Sandi untuk kelompok barang-barang bergerak
210.000 Sandi untuk Alat-alat besar
220.000 Sandi untuk Peralatan Laboratorium, Peralatan Bengkel/ Workshop, Studio, Percetakan, Pabrik, dan Instalasi Pembangkit Tenaga Listrik.
221.000 Sandi untuk kelompok “besar”: Peralatan Laboratorium.
222.000 Sandi untuk kelompok “besar”: Peralatan Bengkel/Workshop.
224.0100 Sandi untuk sub kelompok: Alat penyusun huruf/setting (PHT), intertype, IBM, Kompugrafik.
224.0200 Sandi untuk kelompok Alat acuan/mesin foto copy.
224.0300 Sandi untuk sub kelompok Mesin Cetak.
224.0301 Sandi untuk jenis barang mesin cetak Letter Press.
224.0302 Sandi untuk mesin cetak Offset.
224.0303 Sandi untuk mesin cetak Fotografi.
Contoh-contoh tersebut di atas dikemukakan hanya untuk sekedar memperlihatkan citra perihal azas dan tata kerja yang telah dipergunakan dalam penyusunan penjabaran dan instruksi barang inventaris Departemen Pendidikan Nasional berdasarkan jenis-jenis formulir inventarisasi yang telah ditentukan di dalam Buku Petunjuk Pelaksanaan Inventaris Departemen Pendidikan dan Kebudayaan mutakhir.
Dalam prakteknya barang yang dilaporkan tidaklah hingga serinci itu, tetapi mungkin hanya hingga pada penyebutan nama sub kelompok barangnya saja, menyerupai contohnya mengenai peralatan percetakan hanya disebutkan alat penyusun huruf, alat penyusun pola cetak, mesin cetak, alat pelipat kertas, alat pemotong kertas dan sebagainya. Kaprikornus nomor kodenya hanya 224.0100, 224.0200, 224.0300, dan seterusnya. Tambahan dua buah angka 0 di belakang disediakan, selain untuk spesifikasi lanjutan yang bersangkutan, pula untuk keperluan persiapan komputerisasi pengolahan data di kemudian hari.
Ada baiknya diberikan pula di sini contoh suatu spesifikasi barang dari sub kelompok tertentu. Misalnya sub kelompok Alat Pengangkutan:
250.0000 Sandi untuk kelompok alat pengangkutan
250.0300 Sandi untuk sub kelompok alat angkutan darat bermotor
250.0301 Sandi untuk sepeda motor/scoter
250.0302 Sandi untuk bemo, helicak dan lain-lain yang beroda tiga
250.0303 Jeep
250.0304 Sedan
250.0305 Station Wagon
250.0306 Bus, mini bus, suburband
250.0307 Pick up
250.0308 Truck
250.0309 Mobil Balap
250.0310 Kendaraan keliling untuk investigasi kesehatan/klinik
250.0311 Mobil unit perpustakaan keliling
250.0312 Mobil unit percetakan
250.0313 Mobil pemadam kebakaran
250.0399 Kendaraan darat bermotor lainnya
250.0400 Kendaraan angkutan air
250.0401 Perahu motor out board
250.0402 Perahu bermotor in board
250.0403 Speed boat
250.0404 Perahu layar
250.0405 Perahu dayung
250.0499 Kendaraan angkutan airlainnya
250.0500 Kendaraan angkutan udara
250.0599 Kendaraan angkutan udara lainnya.
Catatan:
Bilamana jumlah jenis dari suatu sub kelompok barang sanggup dikelompok-kelompok secara gampang dalam sub kelompok tertentu yang jumlahnya tidak lebih dari 9 (sembilan) sub-sub kelompok, maka angka ketiga sehabis tanda titik ditetapkan menjadi nomor instruksi bagi sub-sub kelompok barang tersebut Dalam hal ini angka keempat sehabis tanda titik diperuntukkan bagi nomor instruksi spesifikasi masing-masing barang dari/di dalam sub-sub kelompok yang bersangkutan.
Contoh:
230.0900 Perhiasan ruangan
230.0910 Lambang Negara/Instansi/Organisasi
230.0920 Bendera/Vandel
230.0930 Piala
230.0940 Piagam/Plakat
230.0950 Lukisan berbingkai
230.0960 Peta dinding/Globe
230.0970 Barang-barang seni kerajinan
230.0980 ………………………………
230.0990 Perhiasan ruangan lainnya
230.0910 Lambang negara/Instansi/Organisasi
230.0911 Bhineka Tunggal Ika
230.0912 KORPRI
230.0913 Tut Wuri Handayani
230.0914 Dharma Wanita
230.0915 Lambang Sekolah/Perguruan Tinggi
230.0916 …………………………………
230.0917 …………………………………
230.0918 …………………………………
230.0919 Lambang lainnya.
Sumber https://www.asikbelajar.com