Huda Romafiq selaku trainer dari Microsoft Indonesia memperkenalkan Office 365 kepada penerima Pelatihan Training of Trainer Pengayaan Sumber Belajar Learning Object 3D pada Portal Jateng Pintar di BPTIK Dikbud Propinsi Jawa Tengah. Pada kesempatan kali ini, tidak semua aplikasi Office 365 diperkenalkan. Peserta hanya diperkenalkan pada beberapa aplikasi yang akan dipakai untuk membantu penyelesaian training ToT ini, yaitu Outlook, One Drive, dan OneNote. Perlu diingat bahwa semua aktifitas yang berkaitan dengan Office 365 membutuhkan koneksi internet. Dan akun office 365 hanya sanggup diperoleh dari institusi yang telah bekerja sama dengan Microsoft. Dalam kesempatan kali ini, setiap penerima mendapatkan akun Office 365 dengan domain @bptikpjateng.org. Berikut deskripsi singkat manfaat beberapa aplikasi yang ada di Office 365.
1. Outlook
Aplikasi yang dipakai untuk mengirim dan mendapatkan email. Keistimewaan outlook office 365 ini, pemilik akun akan mendapatkan ruang penyimpanan email sebesar 50 GB.
2. Word
Word yakni aplikasi microsoft word yang tersedia secara online. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk menciptakan sebuah dokumen secara gotong royong dengan pemilik akun office 365 yang lain. Selain itu, word juga menyediakan aneka macam macam versi dokumen yang telah dibuat. Sehingga tidak perlu khawatir apabila membutuhkan versi dokumen yang telah lalu.
3. One Drive
One Drive merupakan aplikasi yang dipakai untuk menyimpan data di awan (artinya disimpan secara online). Kapasitas yang diberikan Microsoft kepada pemilik akun Office 365 sebesar 5024 GB atau setara dengan media penyimpanan berkapasitas lima tera. Saat ini hanya microsoft yang memperlihatkan media penyimpanan sebesar 5 tera secara gratis kepada penggunanya. Microsoft juga menyediakan software one drive yang sanggup diinstal secara desktop di perangkat pemilik akun Office 365. Di versi desktop yang terbaru, pengguna sanggup melihat seluruh aplikasi yang tersimpan di one drive online. Berikut beberapa status data yang perlu diketahui dikala memakai one drive versi desktop.
a. Logo awan, artinya file berada di awan yang artinya file tidak tersedia di komputer
b. Logo Centang di Dalam Lingkaran, artinya file berada tersedia di penyimpanan komputer namun belum terupload/ terupdate di awan
c. Simbol Lingkaran Hijau, artinya file ada di awan sekaligus tersimpan di penyimpanan komputer
Dari ketiga aplikasi yang diperkenalkan, One Drive yang menciptakan hampir seluruh penerima ToT tertarik. One Drive menciptakan penggunanya semakin leluasa sebab tidak perlu khawatir file datanya hilang atau rusak diserang virus komputer. Kapasitas One Drive yang telah terpakai sanggup dilihat dengan cara mengkilik kanan simbil one drive di samping jam pada desktop komputer, kemudian pilih tab account. Kemudian akan terlihat kapasitas penyimpanan yang telah terpakai dan kapasitas keseluruhan yang dimiliki.
Apabila kapasitas penyimpanan di komputer sudah penuh dan ingin mengurangi jumlah file yang ada di onedrive, caranya jangan dihapus. Karena pembatalan akan menghapus file yang ada di komputer dan di awan. Solusinya yakni dengan mengubah status file data menjadi simbol awan. Caranya dengan klik kanan pada file yang ingin kita hapus, pilih free up space. Secara otomatis simbol di statusnya akan menjelma simbol awan.
Semarang, 23 Maret 2018